La prima cosa che mi viene in mente, quando penso ad un evento, è che ciò che per me è un impegno professionale, per il committente è molto di più. In caso di aziende, può essere la rappresentazione concreta della riconoscenza verso i dipendenti o verso i clienti. Per i privati gli eventi sono solitamente caratterizzati da un coinvolgimento emotivo ancor più forte.
Al primo incontro o alla prima mail di contatto è già possibile comprendere lo stato d’animo con cui approcciano l’incarico. E, di conseguenza, venire incontro alle loro esigenze. Sì, perché se è vero che il mercato si basa sui bisogni e sui desideri del pubblico, nell’ambito degli eventi queste necessità diventano ancor più forti e stringenti. E non nascondo che buona parte del mio lavoro consista nel comprendere fino in fondo quali siano le motivazioni, le emozioni, le aspettative. E nel trovare le soluzioni migliori. A volte il budget non è adeguato alle richieste, a volte le richieste stesse sono impossibili da realizzare. Soprattutto quando i clienti sono stranieri e non hanno ben chiara la geografia italiana, ad esempio. Ma è fondamentale impegnarsi a trovare una soluzione adeguata che consenta al committente e ai fornitori di essere entrambi soddisfatti. Ed ecco, questo è proprio il mio punto di forza. Perché una volta che mi viene affidato l’incarico, io stessa divento committente dell’evento e mi impegno a idearlo, organizzarlo e viverlo come se fosse mio. Desidero, infatti, che gli ospiti siano piacevolmente sorpresi e il tempo scorra senza che quasi se ne rendano conto. Le decisioni da prendere sono sempre molte e nella maggior parte dei casi i committenti lasciano libera scelta, affidandosi alla mia professionalità. Per questo è fondamentale creare, nel corso del tempo, una rete di collaboratori fidati che si occuperanno delle varie attività. Possedere una lista di fotografi, di fioristi, di guide, di accompagnatori, di musicisti, tutti conosciuti e selezionati e già abituati a svolgere il proprio ruolo in coordinamento e condivisione con me, mi consente di essere più tranquilla sulla buona riuscita dell’evento e di dedicare maggiore attenzione ai dettagli.
Le qualità per organizzare eventi
Infatti, che si tratti di un team building, di un incentive, di un matrimonio o di una serata romantica, la cura per tutti i particolari deve essere massima. Certo, l’imprevisto è sempre in agguato, a volte basta un temporale a rovinare l’atmosfera festosa di un ricevimento. Ma se si è considerata una opzione alternativa, si eviterà di dover annullare l’evento. Il piano B deve sempre essere presente, così come una naturale attitudine al problem solving che si rivela nel momento in cui l’inconveniente si manifesta. Ma soprattutto nella precedente fase organizzativa, con la capacità di prevedere quali problemi potrebbero sorgere e quindi quali soluzioni proporre. L’esperienza aiuta molto in questi casi, ma non può sostituirsi ad un talento, ad una attitudine naturale che consente di valutare tutti i possibili scenari.
Ma quando si può determinare il successo di un evento? E in che modo?
Solitamente, per gli eventi aziendali, si redige in una prima fase un vero e proprio piano di gestione, comprensivo di analisi, definizione degli obiettivi e della strategia. Ed è mia cura occuparmi del monitoraggio dello stato di avanzamento dei preparativi e infine della verifica dei risultati che verrà poi sintetizzata in un report. I dati più semplici da analizzare sono quelli quantitativi (numero dei partecipanti, numero dei nuovi contatti ecc.) che si possono agevolmente trasformare in grafici e schemi. I dati qualitativi, al contrario, si possono raccogliere durante l’evento, direttamente dai partecipanti, dalla stampa, dalle email di ringraziamento che giungono nei giorni successivi.
Per me, un evento è riuscito quando l’atmosfera è serena, tutto scorre liscio, even o smooth. E quando mi ritrovo a coordinare le operazioni di disallestimento, felice di ricevere i ringraziamenti e i complimenti dei committenti e dei partecipanti.